为您的新业务租用新办公室是对您、您的员工和您的客户的长期一个承诺。这是一项复杂而耗时的工作，从需求识别到完成装修工程和搬入需要一个精心计划的时间表。这里有一个详细的指南来引导您完成整个过程。
1. 确定您的所需
你需要多少空间
在一切开始之前，您需要确切地知道您的业务(即您、您现有的员工和预计的招聘、您的访客或客户以及您想要的设施如食品储藏室、接待处、服务器机房甚至健身房，婴儿护理室等)，以实用面积计算需要多少空间。空间要求因行业而异。例如，一家律师事务所的律师需要独立处理机密案件并在办公室与客户会面，可能需要比软件公司更多的私人房间，因为软件公司的成员必须在创意项目上协作工作。随着过去十年灵活和开放式工作模式的趋势，人均办公空间一直在缩小。您可以权衡开放空间办公室的好处，并确保私人办公室与开放空间的比例设计为支持员工对协作和安静工作的要求。以下是一些粗略的工业标准，用于估算每人的平均空间。
低密度
• 投资银行
中密度
• 律师事务所 • 零售银行
• 科技公司
高密度
• 保险公司 • 房地产代理
• 贸易公司
应该选择哪个地区
香港是世界最大的商业中心并吸引了不小本地和跨国大公司在此落户。这里有非常多不同档次的办公室在不同商圈可供选择。以下是每个分级的详细信息。
3A级
只有少数建筑物属于这一一流类别。它们都是先进而令人印象深刻的摩天大楼，位于主要商业区的黄金地段，具有宏伟豪华的大堂；傀丽装修；超过20,000平方尺的超大楼层；智能电梯服务系统；智能门控系统和充足的停车设施。除2018年分层出售的中环中心外，所有这些摩天大楼均由单一业主或少数投资组合业主拥有，可保证专业管理和一致的租户组合政策。它们是世界上最能体现优越性的办公楼，被著名的跨国公司和金融机构占据。如果门面在您的行业中占有很重要的位置，那么这里也许是您的合适之选：
2A级
2A级建筑就是那些与 3A 级建筑类似的现代建筑。它们也有宏伟的建筑外观，但规模较小，每层楼面面积约为 10,000 至 20,000 平方尺。它们大多数是单一产权或由少数投资组合业主拥有，以确保有效的物业管理和建筑物维护。这些建筑遍布香港的中心商业区和分散的商业区，并为除了最赚钱的金融机构之外的更广泛的公司提供了享有盛誉的地址。下面列出了一些此类型建筑物。
A级
甲级建筑也是令人印象深刻的建筑，宽敞的大堂和楼面面积从 6,000 至 20,000 平方尺不等。其中一些因设施老化或因分层出售后对建筑物维护和租户组合的质量造成一定程度的不利影响从 AA 级降级下来的。此类建筑物包括：
A 级(甲级)办公室出租
2B级
2B 级建筑是那些较新的现代建筑，其楼面面积为几千平方尺，大堂面积适中，有充足的公共设施，每个洗手间有几个厕隔，以及足够数量的乘客和服务电梯。虽然它比甲级商厦低一级，但提供的平均租金水平比较低吸引了最多的企业。
B级
B 级建筑是指那些小的现代建筑，公共设施有限，大堂只有一名管理人员，每层有两个单隔厕所。它们还包括由于建筑设施和质量随时间贬值而从2A 级建筑降级的建筑。
C级
C级建筑是指基础设施陈旧，装修粗糙，需要大量维护或改造的小旧建筑。它的公共设施有限，大堂只有一名管理人员，每层有两个单隔厕所，并且没有停车设施。这些建筑物的租金通常很便宜，但也有许多例外。由于许多这些建筑物都位于香港的黄金地段，为美容院、酒吧、楼上餐厅、美发店、健身房、诊所等半零售企业提供了理想的场所。然而，这些办公室也是新创公司或作为后台办公室的理想选择。
你的预算是多少
租用办公室是一项长期承诺，需要一个可靠的预算计划，以避免任何错误计算导致对损益表的不良影响。你的预算不仅仅是租金，而是要包括管理费、押金、保险、装修、搬迁、还原工程等各种费用在内的总占用成本。为了使您的预算合理，网络上的初步研究有助于深入了解市场上的此类价格范围。为了让生活更轻松，您可能只需致电一个值得信赖的房地产经纪人，即可轻易地获取各种实时数据。
装修成本是预算中的关键要素之一。尽管近年香港办公室租金呈下降趋势，但通胀和建筑工人短缺一直使装修成本居高不下，以租期为两年摊销计算后，其可占总占用成本的 30%。
为了节省这笔巨额的装修成本，楼盘覆盖广的房地产代理可能会帮助您找到只需要稍作改动的带装修办公室助您节省成本。
此外，租户可考虑采用近来广被采用的开放式设计，若相关物业有业主提供的即租即用的基本设施，例如全天花系统，则可大大减少对大规模建筑工程的需求。较小的变更也意味着搬迁方案的双租金建设期更短，租约到期后需要进行的恢复工作更少。最后，在商务中心挑选现成的办公空间或灵活的联合办公空间，可以节省所有装修成本，并允许立即入住。这些灵活工作场所的租金是按工作空间计算的，通常定义为一张私人办公桌，并包括互联网连接、会议室使用、复印和接待服务的基本配件和设施计划。这类在中环甲级商厦的2-3个工位的价格约为20,000至35,000港元，中环以外则为15,000港元。
迁入时间
收楼日期应妥善计划，以便业主有足够的时间批准工程、装修、进行还原工程和搬迁。在估算建筑工程的完工时间时必须充分考虑一些节日因素，例如农历新年假期，以及 一些大业主或管理公司的官僚作风也可能会延误审批和施工过程，尽快聘请有信誉的装修公司策划您的装修工程。根据您装修的复杂程度，3,000-6,000平方尺的装修时间一般可能需要一个半到两个半月，还需预留额外半个到一个月进行还原工程。
2. 设置清晰的时间线
确认完所有要求后，必须制定详细的时间表，其中包含明确的里程碑和关键日期，以管理从开始到完成的整个过程。对于续租或搬迁的情况，该过程最好在租约到期前 6 到 12 个月开始，预留更多的时间与业主争取最佳续租条款。以下是租用新办公室的时间表示例。
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3. 直接找房或聘请租赁专家
随着多媒体技术的进步，您可以通过在网络上预览楼盘照片、平面图、视频或 VR 文件来更有效、更透明、更全面地筛选出您的潜在目标。虽然更耗时，但在网络上找出单一业权物业的业主的联系方式并不困难。但为什么市场上还是有很多公司虽然和房东关系良好，续租时也会选择聘用租赁代理，搬迁办公室就不用多说了。一个地产代理在这个信息透明的时代是有什么魅力可以留客户的呢？答案很简单， 这不仅仅是他们拥有多少楼盘覆盖面的问题，而是他们在市场上的经验和知识，您可以利用这些经验和知识以更低的风险进行更好的交易。
以下是租赁专家如何帮助您在租赁办公室时获得最佳交易并避免重大错误
节省您的时间
具有全面市场覆盖的优秀代理商可以缩小您的目标列表，有时只需猜测即可让您从不切实际的期望中恢复过来，为您节省宝贵的时间。他不会亦不应该像导游一样带你从南到北寻找没有价值的地方，而是根据你的实际需求，你的真正目标，即使你自己也可能无法完全察觉得到。
了解真实报价
商业租赁的条款可能相当复杂。诸如免租期、许可期、定时租金检讨、中止合约条款、销售和重建条款、还原条款、转租权、装修补贴、第一优先租用权等等，对于新租户只看出租表上的租金来说，这些条款可能比较陌生，并很难了解当中的实况。但通过可靠的租赁专家，您可以了解目标楼盘出租的实况，这对随后拟定的谈判策略至关重要。
强化你的谈判地位
谈判就是利用竞争。无论是续租还是新租约谈判，有卡在手才有发言权。一位老练的租赁专家可以帮您通过利用市场竞争（不管是真或假的替代方案）来带领整个谈判节奏。即使替代方案的租赁优惠被夸大了一点，它的烟幕效应也会往往带来最终条款的显著改善。从房东的角度来看，代理意味着市场替代品，替代品意味着租赁竞争。从租户的角度来看，代理意味着租金折扣，优秀的代理意味着更大的折扣。
最大程度地降低犯下重大错误的风险
商业租赁涉及许多程序、流程和专业人士。地产代理的作用就像一个项目经理在每个阶段协调各方和不同的事情，从而避免因错过时机而导致交易告终。
租赁协议通常很复杂，条款有时对租户不利。一个可靠的代理人如遇到魔鬼细节时也会提醒你，例如，你所选择的物业有着广泛流传的重建新闻，而它的租约又带有销售和重建条款。经验丰富的租赁专家确切地知道一般租约的合理结构，并且可以在您签署之前提前通知您任何异常情况。
4. 实地考察
实地考察可能是一种令人筋疲力尽的体验，尤其是在炎热的夏季和雨天。今天的技术帮助我们通过 VR 和图片在桌面上进行预览，因此我们可以立即过滤掉那些不合适的选项。不要浪费时间考察绝对不适合的楼盘上，而是将注意力集中在那些非常适合您的业务需求的选项上。
在实地考察之前，请预先准备一份清单，列出您对任何检查的物业必须满足的一系列要求， 并必须携带物业平面图。
5. 协商合同条款
一旦确定了理想楼盘，请与您的代理人讨论，根据您的要求和市场条件（包括空置水平和类似的其他选项）制定有效的谈判策略，以获得最佳条款。同时谈判次优方案也能为主谈判提供有效的筹码。关于如何协商商业租赁的基本合同条款，点击这里 获取详细指南。
6. 聘用室内设计公司或装修承包商
翻新办公室是一个复杂的过程。最好在您开始实地考察后立即开始，否则您可能最终在场地移交几个月后也未能开始施工，白缴租金。
根据您的预算和工程范围，您可以选择聘用室内设计公司或装修承包商。如果您选择的办公室只需要小修小补或一些新的固定装置，您可能不想聘用室内设计公司并支付额外费用。装修承包商可能更适合。但是，如果您要进行重大装修，请不要高估您处理整个项目的能力和时间，这确实需要技能和专业知识来应对以下工作：
- 为设计部分提供建议
- 向管理公司申请所有装修图则的审批
- 协调众多指定和非指定承包商
- 安排不同部分的工作流程
- 发现和解决进度瓶颈
- 监控和控制交付质量
- 代购家具和装置
- 确保准时交付
无论是装修承包商还是室内设计师，都要小心避免装修骗局，聘用不良的装修公司。在签署任何内容之前，务必详细检查并避免任何付款。尝试从朋友那里获得推荐，并比较不同的报价以揭示任何好得令人难以置信的报价。在工程进行间定期索取进度报告以确保一切尽在正确的轨道上。